Vacature Managementassistent

Zoeken

Gouda.nl

Managementassistent

Administratief/secretarieel

Je kunt nog solliciteren t/m 29-11-2023

Zoek jij een afwisselende functie waarin je veel moet samenwerken? Ben je op je best als geen dag hetzelfde is en je snel moet schakelen? Ben jij altijd degene die van alles op de hoogte is? Dan is de functie van managementassistent bij de gemeente Gouda misschien jouw nieuwe uitdaging. Lees snel verder voor meer informatie en solliciteer!

Wat ga je doen?

Samen met je collega managementassistenten ondersteun je afdelingshoofden, coördinatoren en medewerkers. Het team van managementassistenten is zo ingedeeld dat iedereen een of meerdere afdelingen ondersteunt. Iedere week is er een kort werkoverleg met de collega's. Zo weet iedereen wat er speelt, wat ze kunnen verwachten en waar ze elkaar kunnen helpen.

Je werkzaamheden op een rijtje:

• Je fungeert als rechterhand van een afdelingshoofd, bewaakt deadlines met betrekking tot zijn of haar werkzaamheden, maakt keuzes in prioriteiten en planning. Het is belangrijk dat je meedenkt zodat het afdelingshoofd zijn of haar werk zo goed mogelijk kan doen.
• Je plant proactief bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
• Je maakt en bewaakt (complexe) afspraken in de agenda van het afdelingshoofd, de collegeleden en andere medewerkers.
• Je verwerkt inkomende en uitgaande post en mail voor de afdeling.
• Je notuleert de wekelijkse MT vergadering van je directeur en zo nu en dan de vergadering van de afdeling.

Met wie ga je werken?

Als managementassistent maak je deel uit van de afdeling bestuur- en managementondersteuning (BMO). Onze eigen afdeling bestaat uit managementassistenten, bestuursondersteuners, strategisch bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, medewerkers kabinet en externe relaties, coördinators en een afdelingshoofd.

Buiten de afdeling BMO schakel je niet alleen met veel verschillende collega's van verschillende afdelingen. Maar ook extern is het contact divers: van sollicitanten tot ondernemers in de stad of relaties bij andere gemeentes of organisaties.

Waarom is dit de baan voor jou?

Je bent de spil van de afdelingen waar je voor werkt en daardoor krijg je veel informatie. De afdelingen weten jou altijd te vinden en jij zorgt ervoor dat alles voor hen op rolletjes loopt! Doordat je voor veel verschillende mensen werkt en iedereen anders is, blijft het afwisselend. Je komt te werken in een collegiaal en gezellig team waarbij samenwerking hoog in het vaandel staat.

Wat zegt je collega?

Ik zou zeggen, kom ook voor de Gemeente Gouda werken. Beste beslissing ooit. Zeker als je een baan zoekt waarbij je veel contact hebt met veel verschillende collega's van verschillende afdelingen. Geen dag is hetzelfde. Je organiseert o.a. complexe vergaderverzoeken met o.a. de burgemeester, wethouders, afdelingshoofden en externen, regelt een afscheid van een collega of de sinterklaasviering, zorgt dat sollicitanten worden uitgenodigd, je zit bij overleggen etc. Elke dag ondersteun je de directeur, de afdelingshoofden, teamcoördinatoren en de collega's van de afdeling. Zie ik je snel bij een gesprek?

Wat heb jij in huis?

Je bent servicegericht en weet dankzij jouw communicatieve vaardigheden de directeur en het afdelingshoofd goed te ondersteunen. Daarnaast ben je flexibel, stressbestendig en je stroopt graag je mouwen op. Met jou aan boord is het altijd goed geregeld. Je bent de solide factor die alle spreekwoordelijke ballen in de lucht houdt.

Verder herken je jezelf in de onderstaande punten:

• Een MBO werk- en denkniveau.
• Relevante werkervaring waaruit blijkt dat je kan plannen en organiseren. Bijvoorbeeld als managementassistent, eventmanager of office manager.
• Een collegiale instelling: je helpt een ander graag waar het kan of je neemt soepel taken over als je collega ziek is.
• Je vindt het leuk om zo nu en dan te ondersteunen bij evenementen, zoals het kerfstfeest voor onze collega's, de verkiezingen of bij ons jaarlijkse evenement Gouda bij Kaarslicht.
• Het is een pré als je ervaring hebt met Outlook, iBabs, Teams en Validsign.

Werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsinstelling mag wel maar is zeker geen eis. We kijken naar wie je bent en wat je kunt.

Dit bieden wij:

Gouda is van oudsher de stad van kaas en stroopwafels. Smaakvol en divers! Een leuke, middelgrote stad met grootstedelijke uitdagingen; want Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Daarom zijn we ook zoek naar #smaakmakers, want jouw ideeën en kennis kunnen we goed gebruiken! Welke smaak voeg jij toe aan Gouda?

Wat bieden wij naast smaak?

• Als je werk het toelaat behoort hybride werken tot de mogelijkheden, waarbij we een goede werk-privé balans centraal stellen;
• Ons Huis van de Stad met #smaakvol bedrijfsrestaurant en pal naast het treinstation;
• Goede ICT voorzieningen met o.a. een keuze in smartphones die je voor werk en privé mag gebruiken;
• Een duurzame reiskostenvergoeding waarbij we stimuleren om op een duurzame manier naar kantoor te reizen;
• Platte organisatie met veel ruimte voor eigen inbreng;
• Een individueel keuzebudget van 17,05 %, inzetbaar voor bijvoorbeeld een opleiding, extra salaris of verlof;
• Een eigen ontwikkelbudget om jouw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren/vorm te geven;
• Groot aanbod op het gebied van jouw ontwikkeling en vitaliteit via de GoudAcademie, zoals opleidingen, (online)trainingen, e-learnings, webinars, masterclasses en e-books;
• < 35 jaar? Sluit je aan bij 'Jong Goud' voor persoonlijke ontwikkeling en netwerkborrels.

Wil je graag sfeerproeven? Kijk dan op www.werkenvoorgouda.nl

Salaris en contract

Het gaat om een functie voor 24-36 uur, waarbij we altijd met een contract voor een jaar starten. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en betreft maximaal € 3.323,- bruto per maand op basis van 36 uur per week (schaal 6).

Voor een uitgebreide toelichting op ons ruime aanbod arbeidsvoorwaarden klik hier. Wil je graag sfeerproeven? Kijk dan op www.werkenvoorgouda.nl

Enthousiast?

Wil je ook als #smaakmaker bij ons aan de slag? Dit kan tot en met 29 november as. De gesprekken worden aansluitend ingepland.

Heb je vragen over de functie, wil je eens bellen of koffie drinken met een toekomstige collega? Neem dan contact op met , , via

Voor meer informatie over het werken bij de gemeente Gouda of de wervingsprocedure kun je contact opnemen met Alexandra Snouck Hurgronje, recruiter afdeling HRM, via .

Na een eerste selectie benaderen we de kandidaten voor een sollicitatiegesprek. We houden maximaal 3 sollicitatiegesprekken, deze gesprekken kunnen zowel fysiek als via Teams plaatsvinden. Eventueel maken we gebruik van een referentieonderzoek en/of (online) assessment. Ben jij onze #smaakmaker, dan krijg je nog een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek. Van al onze nieuwe collega's vragen we een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Functie:	management assistent
Startdatum:	14-11-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Tijdelijk
Salaris:	3323 – 3323
Uren per week:	24 – 36

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Gemeente Gouda via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.