Vacature Informatiebeheer

Adviseur/Specialist informatiebeheer

HBO

Vast

Advies/onderzoek

32 - 36 uur

Je kunt nog solliciteren t/m 01-03-2024

Ben jij klaar om de sprong te wagen in de digitale wereld van onze gemeente? Of word jij juist enthousiast van het creëren van structuur en logica in onze papieren archieven? Zoek je afwisselend werk waarbij het draait om documentatie, systemen en collega's helpen? Dan is dit de baan voor jou. Als collega Informatiebeheer stap je binnen in de digitale én analoge wereld bij de gemeente Gouda. Samen met je collega's speel jij een belangrijke rol bij het veiligstellen en toegankelijk maken van waardevolle informatie. Wij zoeken een aanpakker, kom jij ons team versterken?

Met wie werk je samen?

Als collega informatiebeheer word je onderdeel van de afdeling Informatievoorziening &

Het team Automatisering bestaat uit de expertisevelden: systeem- en netwerkbeheer, technisch applicatiebeheer, databasebeheer en het servicepunt. Team Automatisering verzorgt een betrouwbare ICT-infra van vijf partnergemeenten (ca. 2.000 eindgebruikers). Jij komt te werken in het team Informatievoorziening. Dit diverse team adviseert onder andere in de breedte over het beleid op het gebied van informatievoorziening, informatiebeheer, nieuwe wetgeving, architectuur, archivering en veiligheid en maakt de vertaling van de wensen op applicatiegebied naar de technische infrastructuur. Jij werkt als informatiebeheerder samen met collega's uit het programma 'Slim, snel en digitaal' en van het thema 'Moderne werkplek'. Binnen het programma 'Slim, snel en digitaal' verbeteren we onze dienstverlening door slim en verantwoordelijk om te gaan met de mogelijkheden die digitalisering en data ons bieden voor zowel de mensen in onze stad als de gemeentelijke organisatie. Binnen het thema 'Moderne werkplek' werken we aan een toekomstbestendige werkplek waarbij tijd- en plaatsonafhankelijk werken centraal staat. Om dit te realiseren wordt het platform Microsoft365 (M365) geïmplementeerd. Onderdeel hiervan is onder andere een archiefwaardige inrichting van Sharepoint/Teams.

Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het beheer van zowel digitale als analoge documenten en dossiers. Met jouw team, bestaande uit 5 collega's, hebben jullie ieder eigen inbreng in het kennisgebied en verdeel je het werk. Binnen informatiebeheer kennen wij twee verschillende rollen/niveaus: adviseur en (uitvoerend) specialist. Afhankelijk van jouw kennis en kunde vervul jij één van de twee rollen. Binnen deze rol kun jij je vervolgens de nadruk leggen op analoge- óf digitale archieven. De gemeente zit momenteel in een hybride situatie. Steeds meer processen worden digitaal gemaakt, wat ervoor zorgt dat er minder papier binnenkomt en uitgaat. Als collega informatiebeheer heb je dus altijd met beide archieven te maken. Je krijgt wel de ruimte om op één van de twee de nadruk te leggen. Dat is afhankelijk van jouw kunde en interesse.

Ga jij aan de slag als adviseur informatiebeheer?

Dan houd jij je voornamelijk bezig met het maken van plannen, beleid en het neerzetten en inrichten van de juiste techniek en het adviseren van de organisatie. Op het gebied van digitale archivering zoeken wij iemand die het beleid gaat opzetten voor de komende jaren. De organisatie zit in de uitrol van Microsoft 365 (M365).

Het uitrollen van M365 betekent een nieuwe manier van samenwerken, kennis delen en communiceren. Nu is het aan jou om dit verder uit te breiden en de organisatie hierin mee te nemen. Er moeten beleid, de kaders en richtlijnen op het terrein van digitaal informatiebeheer gemaakt worden, die passen in ons steeds veranderende informatielandschap. Zo ga jij de visie op informatiebeheer voor de Gemeente Gouda verder uitwerken. Dit omvat beleidskeuzes en het opstellen van een uitvoeringsplan. Je houdt vanzelfsprekend rekening met de vereisten van de Archiefwet, de Woo en de AVG. Bovenal sta je in verbinding met collega's uit de hele organisatie. Dit om telkens opnieuw te toetsen of de stap die gezet wordt, aansluit bij wat er nodig en werkbaar is in de organisatie. Ook binnen de analoge archieven is er nog genoeg te doen.

Ga jij aan de slag als specialist informatiebeheer?

Dan heb jij een meer uitvoerende functie. Je houdt je bezig met de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Documenten en dossiers moeten gearchiveerd worden, analoge dossiers moeten gevormd worden op basis van classificatiecode of in vernietigingsblokken. Daarnaast verstrek je informatie over archiefvraagstukken aan derden en controleer je dossiers op volledigheid, juistheid en signaleer je afwijkingen. Op het gebied van digitale archivering beantwoord jij vragen over archiefvorming in applicaties bij de vakafdelingen. Ook ga je aan de slag binnen M365. Je bent verantwoordelijk voor het aanmaken van nieuwe Sharepointsites en deze te classificeren in verband met bewaartermijnen. Daarnaast neem je afgesloten Sharepointsites in beheer.

Waarom is dit de baan voor jou?

Binnen informatiebeheer vervul jij een sleutelrol in het verbeteren van de informatievoorziening binnen de gemeente. Je helpt de gemeente daarmee naar de next level. Je wilt graag het naadje van de kous weten, bent proactief en weet jezelf staande te houden in een dynamische organisatie. Jouw expertise en inzet zijn van onschatbare waarde, en samen zetten we stappen in de ontwikkeling en professionalisering van het informatiebeheer.

Wat heb jij in huis?

Voor deze functie zijn we op zoek naar een nieuwe collega met ervaring en kennis van informatie- en archiefbeheer, analoog of digitaal. Het liefst heb je ervaring met werken binnen overheidsorganisaties.

Ook herken je jezelf in de onderstaande punten:

• Minimaal HBO denkniveau;
• Je stelt duidelijke regels en streeft naar kwaliteit;
• Je bent proactief en pakt graag vragen op;
• Je ziet snel raakvlakken en verbanden met andere thema's en afdelingen;
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving met betrekking tot informatiemanagement/informatiebeheer of wilt dit graag leren;
• Je bent klantgericht en hebt een passie voor het organiseren van informatie
  

Voldoe je nog niet (volledig) aan dit profiel, maar heb jij wel de interesse om je hier verder in te ontwikkelen, dan horen wij ook graag van je.

Werk met hart en ambitie

Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Jouw ideeën en jouw kennis kunnen we goed gebruiken. Wij zijn een ambitieuze werkgever die werkt voor en met de stad, haar bewoners, ondernemers en bezoekers. Met trots, maar vooral met een warm hart. Gemiddeld waarderen de circa 500 medewerkers van de gemeente Gouda hun baan met een 7,6; een rapportcijfer om trots op te zijn!

Een goede balans tussen werk en privé vinden we belangrijk. Daarom heb je de mogelijkheid om je uren flexibel in te delen en/of thuis te werken, maar hebben we ook een geweldig mooi gebouw: 'Het Huis van de Stad' als werkplek. Dit moderne gebouw, is centraal gelegen en biedt uitzicht over heel Gouda.

Salaris en aanstelling

Het betreft een vaste functie voor 32-36 uur per week, waarbij altijd eerst met een contract voor een jaar gestart wordt (bepaalde tijd). Het beoogde salarisniveau is afhankelijk van opleiding en ervaring en van de rol die je uiteindelijk gaat vervullen. Het salaris bedraagt maximaal €4244,- (schaal 8) bruto per maand bij de functie van specialist en maximaal €4752,- (schaal 9) bruto per maand bij de functie van adviseur. Er kan ook gebruik gemaakt worden van een aanloopschaal.

We hebben een ruim aanbod aan secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het jaarsalaris (inclusief vakantiegeld en in te zetten voor verschillende doelen waaronder extra salaris of verlof).

Wil je ook als #smaakmaker bij ons aan de slag? Solliciteer dan meteen online, dit kan tot en met vrijdag 1 maart. Geef in jouw motivatiebrief ook gelijk aan voor welke functie jij in aanmerking zou willen komen, zie jij jezelf als specialist informatiebeheer, of eerder als adviseur informatiebeheer? Wil je meer informatie over de functie, neem dan voor meer informatie contact op met , teamcoördinator Informatievoorziening, via .

Voor meer informatie over het werken bij de gemeente Gouda of de wervingsprocedure kun je contact opnemen met Angela Jagesar, werving & selectie, afdeling HRM,

via .

De selectiecommissie begint na de sluitingsdatum aan de briefselectie en benadert de kandidaten voor een gesprek. Daarna wordt er weer een selectie gemaakt en vindt het tweede gesprek plaats. Mocht er een positieve uitslag zijn na het tweede gesprek en is een eventueel onderzoek naar referenties positief, dan is er nog een afrondend gesprek. De eerste gesprekken vinden plaats in week 11.

Integriteit Verantwoordelijkheid Zelfstandigheid Klantgerichtheid Mondelinge communicatie Samenwerken Schriftelijke communicatie Initiatief Kwaliteitsgerichtheid Nauwkeurigheid Resultaatgerichtheid

Je kunt nog solliciteren t/m 01-03-2024

" * " geeft vereiste velden aan

Functie:	medewerker informatiebeheer
Startdatum:	10-02-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	HBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	4244 – 4244
Uren per week:	32 – 36

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Gemeente Gouda via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.